Инструменты McKinsey

Успешная презентация – «мостик» от вас (ее автора) к аудитории. Благодаря презентации слушатели узнают то, что известно вам. Вы можете облегчить этот процесс для своей аудитории, выстраивая четкую и логичную структуру объяснений. К счастью, если вы придерживались изложенных в этой книге принципов, то уже имеете прочное основание для такой структуры: вашу начальную гипотезу.

Если вы верно разбили свою начальную гипотезу на вопросы и подвопросы по принципу МЕСЕ (а затем скорректировали ее согласно результатам анализа), то получили готовый набросок своей презентации. Если гипотеза имела хорошую структуру, то и презентация будет иметь хорошую структуру. И наоборот: если логика презентации «хромает», то имеет смысл пересмотреть логику гипотезы. Многие из опрошенных нами бывших сотрудников McKinsey обнаружили, что это полезная проверка их мышления. Просто сведите воедино подтверждения ваших аргументов и разместите их в нужных местах дерева вопросов.

В качестве примера вернемся к дереву вопросов Acme Widgets из главы 1 (см. 1-2 на стр. 38). Начальная гипотеза вашей команды заключалась в том, что Acme может снизить маржинальные затраты на производство плетеных ковриков с помощью нового, ускоренного процесса их просушки. Анализ подтверждает, что новый процесс обойдется дешевле, что Acme в состоянии осуществить изменения для его внедрения и что качество ковриков не ухудшится. Так и скажите на первом слайде (см. 5-1). С его помощью вы демонстрируете слушателям структуру презентации: теперь они знают направление ваших мыслей, и следовать за вами будет легче.

Остальные слайды вашей презентации следуют из первого: каждый из основных пунктов представляет собой часть презентации, состоящую из различных уровней подвопросов. Например, посмотрим на второй основной вопрос: «Может ли Acme осуществить нужные изменения в производственном процессе?», который мы подробно рассматривали в главе 1. Различные подвопросы, возникшие в связи с тем обсуждением, теперь стали пунктами второй части вашей презентации: в нашей организации есть а) необходимое оборудование и б) навыки (5-2). Вы можете повторять этот процесс при спуске по дереву вопросов до самого низа; но в зависимости от аудитории можно и не слишком глубоко вдаваться в подробности. При этом, на каком бы уровне детализации вы ни остановились, логика вашей презентации все равно будет ясна.

Continue reading →

McKinsey подчеркивает необходимость логичности и простоты структуры презентаций.

Будьте структурированны. Чтобы успешно презентовать свои идеи, вы должны вести аудиторию путем логичных рассуждений, шаг за шагом, чтобы за вами было легко следовать. Ваша презентация – проявление вашего мыслительного процесса. Четкие рассуждения требуют столь же четкой формы их подачи. И наоборот: если в мыслях царит неразбериха, то их не удастся четко структурировать.

«Лифт-тест». Иногда бывает совсем мало времени на изложение рекомендаций. Поэтому вы должны уметь ясно и четко изложить их суть клиенту за время 30-секундной поездки в лифте. Если вы прошли «лифт-тест», то вы хорошо подготовились для продажи своего решения.

Будьте проще: одна идея на диаграмму. Чем сложнее диаграмма, тем менее эффективно она передает информацию. Читатели должны моментально понять значение диаграммы, так что приложите к этому все усилия. Не стоит совмещать в одной диаграмме несколько идей, лучше перерисуйте ее для каждой идеи отдельно и выделите актуальную информацию в каждой диаграмме.

Continue reading →

Бывшие сотрудники McKinsey твердо уверены: чтобы убедить клиента, нужно позаботиться обо всем заранее.

Позаботьтесь обо всем заранее. В хорошей деловой презентации не должно быть новой информации, которая потрясет аудиторию. Прежде чем устраивать торжественную презентацию, подробно ознакомьте со своими находками людей, которые будут принимать решения по этому вопросу. Разослать этим людям выработанные вами рекомендации с просьбой сообщить их комментарии до презентации – это и есть «позаботиться обо всем заранее» в понимании McKinsey.

В таких действиях есть несколько преимуществ. Во-первых, для вас не станут неожиданностью веские возражения против предлагаемого решения. Во-вторых, вы можете заранее склонить на свою сторону людей, которые должны будут одобрить или внедрять ваше решение. В-третьих, вы получаете возможность приспособить свое решение к внутренней политике организации. И наконец, такая подготовка позволяет вам лишний раз свериться с реальностью. Все это повышает вероятность принятия и внедрения вашего решения.

– Найдите в своей любимой газете статью, где дается какая-либо конкретная рекомендация. Запишите идеи автора и доказательства, приводимые в их поддержку (например, «Нам нужно больше электростанций, потому что потребление электричества растет на 20% в год»). Потом организуйте эти идеи в виде логической структуры, так, словно собираетесь использовать их в презентации. Передает ли эта презентация нужное сообщение? Если нет, то почему?

– Перед следующей своей презентацией проведите генеральную репетицию и снимите ее на видеокамеру. Выделите время, чтобы просмотреть эту запись перед презентацией. Представьте, что вы смотрите ее как один из будущих слушателей, зная только то, что будут знать они из раздаточных материалов. Понятна ли ваша презентация с такой точки зрения? Убедила ли она вас? Подумайте, какие шаги можно предпринять, чтобы улучшить воздействие презентации.

– Найдите диаграмму (можно из какой-нибудь предыдущей презентации), которую вам в первый раз пришлось долго разглядывать, чтобы понять. Перерисуйте ее так, чтобы идея была понятна сразу. Если в оригинале несколько идей, то, возможно, стоит нарисовать не одну диаграмму. А теперь покажите то, что получилось, человеку, который не видел оригинал. Понятен ли ему ваш вариант? Если нет, то почему?

И в своих новых организациях бывшие сотрудники McKinsey упорно работают над убеждением клиентов. Во время подготовки этой книги практически все опрошенные упоминали о ценности этой стратегии. Мы свели их опыт к двум урокам:

– Избегайте сюрпризов.

– Адаптируйте свою презентацию к аудитории.

Continue reading →

Вот мы и подошли к последнему этапу процесса решения проблем в McKinsey: презентации идей. Выработка гипотез, планирование работы, исследования и анализ привели вас к презентации; но если неправильно ее провести, вся работа пойдет насмарку. Если сложить вместе все разумные бизнес– идеи, которые засохли на корню из-за неэффективной презентации, получилась бы гора выше, чем Эмпайр-СтейтБилдинг. В этой главе мы расскажем, как спасти ваши идеи от такой печальной судьбы.

Если в деловых кругах и есть стереотип относительно McKinsey, то это картинка формальной презентации, которую проводят мужчины в темных костюмах и белых рубашках в зале перед советом директоров. Но в сегодняшней деловой среде это представление все больше устаревает: Фирма проводит уже гораздо меньше формальных презентаций, чем десять лет назад. Но они все еще используются в той или иной форме, чтобы сообщать идеи клиентам. Для этого в McKinsey был разработан ряд весьма эффективных приемов презентации и коммуникации.

Опрошенные нами бывшие сотрудники McKinsey по опыту знают, что именно эти навыки из числа усвоенных ими в Фирме легче всего переносятся на другие организации, причем почти без изменений. Благодаря этому наши бывшие коллеги всегда понятно излагают свои идеи и добиваются их принятия. Презентации в стиле McKinsey настолько эффективны, что один бывший сотрудник даже назвал их «несправедливым преимуществом». Этим преимуществом можете овладеть и вы.

В этой главе мы рассматриваем два аспекта презентации в стиле McKinsey. Во-первых, мы описываем, как структурировать вашу презентацию, чтобы максимально повысить ее воздействие на аудиторию. Во-вторых, подробно рассказываем о техниках, которые помогают убедить аудиторию принять ваши идеи.

Чем раньше вы начнете готовить почву для презентации, тем лучше. Определив ключевых игроков и получив от них комментарии на раннем этапе, вы позволите им наложить свой отпечаток на ваше решение, после этого они будут более заинтересованы в нем. Вы также дадите клиентам возможность указать на все, что сами могли упустить, и получите время на рассмотрение замечаний и исправление ошибок.

Но иногда презентацию приходится адаптировать уже по ходу ее проведения. Если она хорошо структурирована, это даст вам достаточную гибкость, чтобы менять изложение в зависимости от реакции слушателей. Нельзя слишком привязываться к сценарию; нужно уметь отступать от него, если этого требует ситуация. Боб Гарда приводит пример грамотного поведения консультанта McKinsey, когда он выступил в роли клиента, замещая на время отпуска СЕО крупного городского коммунального предприятия:

Консультант McKinsey, молодая женщина, пришла на встречу, чтобы рассказать мне о результатах анализа одной из наших проблем и дать начальную рекомендацию. Она начала свою презентацию так: «Я хочу рассказать вам свое мнение о сути проблемы…». Я ответил: «По-моему, я понимаю проблему» – и изложил свою оценку примерно в четырех пунктах. Она ответила: «Вы правы. И я не буду зря тратить время на очевидное. Давайте пропустим первые 16 страниц и перейдем прямо к решению». Я не припомню, чтобы раньше слышал такое от консультанта McKinsey. Это стало для меня великолепным уроком.

Гибкость и, что еще важнее, уважение к аудитории – это большие плюсы в вашу пользу.

Continue reading →